Los sistemas de gestión empresarial (en inglés ERP, acrónimo de Enterprise Resource Planning) son software que integran y automatizan la mayoría de las funciones operativas, productivas y estratégicas de una empresa, aspecto que caracteriza al software ERP y lo distinge del software de gestión más tradicional. Estos últimos, a diferencia de un ERP, se basan en múltiples aplicaciones (suites de gestión), independientes o modulares que duplican la información (aún cuando la enlacen automáticamente), no la centralizan en una única base de datos; o mantienen sistemas de base de datos de ficheros independientes.
ERP SYSTEM (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
Un software Erp, permite eliminar las complejas conexiones entre sistemas y softwares de distintos proveedores, presentando una arquitectura modular, donde cada módulo del software ERP gestiona las funciones de una única área empresarial, pero de manera interrelacionada y compartiendo información (nóminas, finanzas, sistemas de gestión geográfica, contabilidad, logística, stock, pedidos, businness intelligence, gestión de proyectos, producción por fases, trazabilidad, sistema de pago electrónico, gestión de la cadena de abastecimiento, etc.). Siendo así, un ERP integra en un único sistema todos los procesos de negocio de una empresa de manera centralizada y modular, mejorando la unicidad, calidad y consistencia de la información ingresada y permitiendo a su vez, su disponibilidad de manera centralizada y en tiempo real para toda la empresa.
Gracias a esta adaptabilidad, una empresa puede configurar un ERP system para que se adapte a sus específicos procesos de negocio, pero que a la vez, se beneficie profundamente de la experiencia de la industria, gracias a la consultoría especializada en la implementación de ERPS (ERP consulting), que incluirá la reingeniería de procesos para alinearlos con los módulos ERP, además del counching necesario como para asegurar el cambio en la cultura y en las prácticas organizacionales.
Por esta razón, y dado el tiempo y costo asociado a su implementación y puesta en marcha, cada empresa debiese informarse y evaluar si lo que necesita es efectivamente un enterprise resource planning, o por el contrario, requiere de un software menos avanzado, como una suite de gestión (habitualmente compuesta de softwares o módulos de facturación y contabilidad). Esta disyuntiva puede convertirse en algo complejo, debido a las estrategias de marketing de determinadas marcas proveedoras de programas de gestión, que han ampliado rápidamente su denominación, buscando un nicho de trabajo superior, pero sin incrementar proporcionalmente la funcionalidad, lo que en muchas empresas ha implicado hacer frente a graves problemas de gestión al momento de la implementación.
Siendo así, el conocer la diferencias fundamentales entre ambos tipos de software, antes de elegir una solución o programa específico, será una decisión que afectará potencialmente tanto la eficiencia y eficacia empresarial, como su capacidad de adaptación y competitividad en el mercado, ayudándole a construir una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo, incluso desde la perspectiva de su implementación en el sector público. Todos aspectos críticos necesarios de considerar en el entorno competitivo actual, caracterizado por presiones de globalización, regulación, tecnología para la creación de valor, eficiencia, efectividad, precios y costos.
En esta misma perspectiva, para las empresas proveedoras de este tipo de programas, será fundamental lograr continuamente nuevos insights de mercado y adaptarse con rapidez a los cambios que éste experimenta en la perspectiva de asimilar a las necesidades actuales y futuras de sus clientes.